AI ne rešava loše procese: Zašto je sada pravi trenutak da promenimo način na koji radimo
Uvođenje AI alata i AI automatizacija u poslovanje često počinju istim pitanjem: Šta možemo da automatizujemo? Kako da brže odgovorimo na mejlove, napravimo izveštaj, obradimo podatke ili završimo administrativne zadatke koji nam svakodnevno oduzimaju vreme.
Ali pre nego što pokušamo da ubrzamo način na koji nešto radimo, postoji važnije pitanje: Da li taj proces uopšte treba da izgleda tako?
Ako ponuda klijentu mora da prođe kroz tri osobe pre nego što bude poslata, informacije o projektu nalaze se u mejlovima, porukama i različitim dokumentima, a svaka važnija odluka na kraju čeka jednu osobu, problem nije nedostatak automatizacije. Problem je način na koji je posao organizovan.
AI takav sistem može da učini bržim, ali ga neće nužno učiniti boljim. Zato je trenutak u kojem svi razmišljamo o automatizaciji možda upravo dobra prilika da prvo preispitamo procese koje smo godinama gradili.
Pre nego što uvedete AI, pogledajte kako vaš biznis zaista funkcioniše:
Pronađite mesta na kojima posao stalno zastaje
U gotovo svakom biznisu postoje zadaci koji se redovno vraćaju ili zahtevaju više vremena nego što bi trebalo. Možda svaka ponuda mora da čeka vlasnika. Možda tim svaki put iznova traži iste informacije. Možda se jedan podatak ručno prepisuje iz jednog dokumenta u drugi.
Upravo su takva mesta signal da proces prvo treba pojednostaviti i napraviti procedure rada, a tek onda razmišljati o njegovoj automatizaciji.
Ne automatizujte korake koje možete da uklonite
Ako za jedan zadatak postoji sedam koraka, nije prvo pitanje kako AI može da ubrza svih sedam. Pitanje je da li nam je svih sedam uopšte potrebno.
Procesi često postaju komplikovani postepeno. Dodamo još jedno odobrenje, još jednu tabelu, još jedan sastanak i posle nekog vremena više ni ne preispitujemo njihovu svrhu. Pre automatizacije proverite šta možete da pojednostavite ili potpuno izbacite.
Pretvorite znanje pojedinca u znanje biznisa
Ako samo jedna osoba zna kako se priprema ponuda, gde se nalaze podaci o klijentima ili šta treba uraditi kada nastane određeni problem, biznis postaje zavisan od te osobe.
Zato je važno da procesi budu dokumentovani i dovoljno jasni da ih neko drugi može ponoviti. Tek tada AI može da bude koristan za pojedine korake, umesto da pokušava da nadomesti sistem koji zapravo ne postoji.
Pogledajte gde se donose odluke
Nije svaki problem pitanje brzine. Nekada posao kasni zato što niko nema ovlašćenje da donese odluku bez vlasnika ili menadžera.
Ako tim za svaku izmenu, trošak ili odgovor klijentu mora da traži potvrdu, ni najbrži alat neće ukloniti usko grlo. Jasno definisane odgovornosti i granice odlučivanja često mogu da ubrzaju posao više od još jednog softvera.
Automatizujte tek ono što želite da ponavljate
Kada proces ima jasne korake, odgovornu osobu i očekivani rezultat, mnogo je lakše prepoznati gde AI može da pomogne. To mogu biti ponavljajući administrativni poslovi, organizacija informacija, analiza podataka ili priprema prvih verzija materijala.
Ali cilj nije da automatizujemo što više. Cilj je da oslobodimo vreme tamo gde ono trenutno nepotrebno odlazi, kako bi ljudi mogli više da se bave poslovima koji zahtevaju procenu, kreativnost, odnose sa klijentima i donošenje odluka.
AI nam je doneo mnogo novih alata, ali možda je njegova najveća poslovna vrednost upravo u tome što nas tera da pogledamo procese koje smo do sada uzimali zdravo za gotovo.Pre nego što se zapitate „Kako AI može ovo da uradi umesto nas?“, vredi postaviti jednostavnije pitanje: „Zašto ovo uopšte radimo na ovaj način?“
Dobar sistem uz pomoć tehnologije može da postane brži i efikasniji. Loš sistem će, čak i uz najbolji alat, i dalje ostati loš sistem.
Možda će vas zanimati: Žena iza dva brenda: Ko je zapravo Tijana Milovanović kada ugasi telefon?
Fotografija: Dobrica Mitrović
Autor: Tijana Milovanović veruje da svaka žena može da izgradi život i biznis po svojoj meri. Zbog toga je pokrenula više uspešnih brendova - Slatkoteka, Markiza Living i Brenduzetnica - kroz koje hiljade žena svakodnevno dobijaju inspiraciju, znanje i podršku. Tijana je preduzetnica, poslovna psihološkinja i mentorka, master menadžer i uskoro master psiholog, koja je svoje znanje gradila kroz dugogodišnje iskustvo u vođenju brendova. Dobitnik je i nagrade za “Najbolje uvođenje startap preduzeća” u Srbiji. Njena misija je da ženama pomogne da otkriju svoje potencijale i izgrade autentične, održive i profitabilne biznise.